Bepaal je doelstelling
De Bouwdoos wil aanbevelingen kunnen geven over de inrichting van een dorpsplein. Hierbij wordt rekening gehouden met mobiliteit, biodiversiteit, veiligheid, beleving, enz…. Op participatiemomenten wordt de buurt betrokken om tot een gedragen visie te komen. Deze visie wordt in de praktijk uitgetest als een tijdelijke invulling van het dorpsplein.
Tip: toets je doelstellingen aan de SMART methodiek.
Hoofddoelstelling
Met het project De Bouwdoos hadden we tot doelstelling tegen eind juni 2023 drie pleinen in het Meetjesland her in te richten op basis van een participatietraject met minstens 20 betrokkenen.
Subdoelstellingen
- Elk plein zorgt voor meer toegankelijk kwalitatief buurtgroen en houdt rekening met de principes van een ‘gezonde publieke ruimte’.
- Op elk plein organiseren geëngageerde betrokkenen minstens 3 activiteiten die de sociale cohesie in de buurt bevorderen.
- In dit project worden minstens 5 lokale ondernemers betrokken door aankoop van herinrichtingselementen of producten.
- Het project zorgt voor minstens drie nieuwe samenwerkingsverbanden en/of vrijwilligersnetwerken binnen het projectgebied.
Betrokkenen / partners
Bepaal wie je betrekt en welke rol iedereen vervult.
- verschillende gemeentediensten
- externe partners. Vb. AVANSA, Logo Gezond+, Regionaal Landschap, BOS+
- buurtbewoners, organisaties, verenigingen, bedrijven, bewonersplatform, scholen
- Financiers. Vb. Provincie, VMM,…
Participatie begeleiden doe je niet alleen. Het is belangrijk om een duidelijke taakverdeling te maken per partner zodat iedereen weet wat zijn/haar taak is. Het is ook een grote meerwaarde als er voor de herinrichting wordt samengewerkt tussen de verschillende diensten in het lokaal bestuur.
Meer over de rollen van de partners. [doorlinken]
Timing
Een timing opstellen voor je project is essentieel, maar niet eenvoudig. Het is belangrijk om flexibel te zijn in je planning zonder het uiteindelijke doel uit het oog te verliezen. Stel daarom binnen je projectplan een realistische planning op waarbij je voldoende tijd voorziet tussen de verschillende participatiemomenten.
Plan tussentijdse deadlines. Houd daarbij rekening met verschillende factoren zoals de aanpassing van trajecten, plantseizoen, levering van materialen, administratieve zaken zoals vergunningen, goedkeuring door schepencollege of gemeenteraad… Reken voldoende buffertijd voor als het traject ergens vertraging oploopt.
Opstellen van een begroting
Het budget hangt af van veel factoren zoals: grootte van de publieke ruimte, keuze van de participatiemethodes, nood aan externe expertise, communicatiebudget, doelgroep, materialen en plantgoed, … Maak een goede en realistische begroting op.
Welke kosten?
- personeelskosten (personeelsuren, kost om externe partners te consulteren. (vb experten in participatie, landschapsarchitecten,…)
- investeringskosten voor de effectieve herinrichting
- projectkosten, communicatiemateriaal (zoals drukwerk, flyers,…), budget voor activiteiten inwoners, promotie, logistieke zaken (vb. huur zaal, aankoop evaluatiemateriaal,…)
Welke subsidies zijn er mogelijk?
Vlaamse, provinciale of regionale projectoproepen die lokale overheden ondersteunen bij herinrichting of vergroening van publieke ruimte. Bekijk zeker de pagina’s van onder andere:
- het Departement Omgeving; [link]
- Agentschap voor Natuur en Bos;
- Vlaamse stedenbeleid;
- Vlaamse Landmaatschappij;
Communicatie
De communicatie in een participatietraject is essentieel. Zowel interne communicatie over alle diensten heen maar ook de communicatie naar de betrokkenen is duidelijk, op tijd en regelmatig. Maak gebruik van verschillende communicatiekanalen, zowel online als offline om zoveel mogelijk inwoners en andere betrokkenen te bereiken. Maak zoveel mogelijk gebruik van de bestaande communicatiemiddelen die betrokkenen al gebruiken voor hun gemeente of buurt.
Betrek de buurt zo vroeg als mogelijk in het participatietraject. Belangrijk hierbij is om de planning van het traject, de verwachtingen en de rolverdeling mee te geven. Zo is duidelijk wie, wanneer, welke taken opneemt in het project. Voorzie voldoende terugkoppeling tussen de participatiemomenten zodat alle betrokkenen op de hoogte blijven van de voortgang van het traject. Wanneer er beslissingen worden genomen, is het belangrijk om deze mee te delen en ook de argumentatie toe te lichten. Dit verhoogt de transparantie van beslissingen en verlaagt de weerstand bij inwoners. Maak tweerichtingsverkeer mogelijk door ook steeds een contactpersoon aan te duiden. Check je communicatie via de checklist in bijlage. (?)