De communicatie in een participatietraject is essentieel. Zowel interne, dienstoverschrijdende communicatie maar ook de communicatie naar de betrokkenen en dorpsbewoners verloopt best duidelijk, tijdig en regelmatig.
We geven je 5 tips.
- Maak gebruik van verschillende communicatiekanalen, zowel online als offline om zoveel mogelijk inwoners en andere betrokkenen te bereiken. Maak zoveel mogelijk gebruik van bestaande communicatiemiddelen die betrokkenen al specifiek voor hun (deel)gemeente of buurt gebruiken. Bijvoorbeeld Hoplr, Whatsapp,….
- De buurt wordt best zo vroeg mogelijk in het participatietraject betrokken. Belangrijk hierbij is de planning van het traject en de verwachtingen mee te geven ten aanzien van de rolverdeling. Zo is duidelijk wanneer inbreng nodig is en wie welke taken opneemt in het project.
- Voorzie voldoende terugkoppeling tussen de participatie momenten zodat alle betrokkenen op de hoogte blijven van de voortgang van het traject. Wanneer er bepaalde beslissingen zijn gemaakt is het ook belangrijk om dit terug te koppelen en ook de argumentatie ervan toe te lichten. Dit verhoogt de transparantie van beslissingen en verlaagt de weerstand bij inwoners.
- Maak tweerichtingsverkeer mogelijk door ook steeds een contactpersoon kenbaar te maken.
- En tot slot: Het belang van een goed communicatieplan.
TIMING
5 weken voor de eerste inspiratieavond & lancering van het Bouwdoos project
- websitepagina klaar op de site van de gemeente
- e-mailhandtekening klaar
- verspreiding flyer / affiche
- stakeholder mapping klaar
4 weken voor de inspiratieavond
- oproep in infoblad van de gemeente
- gecombineerd met de oproep via sociale media en website gemeente en op de websites van de projectpartners
- mail naar verenigingen, scholen en stekeholders en de oproep verspreiden via de sociale media
3 weken voor de inspiratieavond
- foto’s op de sociale media plaatsen om dynamiek te creëren rond de inspiratieavond en de lancering van het Bouwdoos-project (vb. foto’s van het plein, …)
2-11 weken vooraf
- herinnering via sociale media (vb. wie doet al mee, scholen/ verenigingen,…)
- flyeren in de ruime buurt bij de huizen rond het plein. Idealiter gecombineerd met een kennismaking babbel, persoonlijk contact.
1 dag vooraf
- via sociale media het aantal inschrijvingen communiceren
D-day
- foto’s van de inspiratieavond verzamelen
1 dag later
- foto’s delen via website/ sociale media met enkele ideeën die eruit zijn gekomen (vb. herinrichting dorpsplein of gebruik kerk)
nadat het verslag klaar is
- verspreiden aan deelnemers + samenvatting online + de uitnodiging voor de volgende participatieavond meegeven.