De Bouwdoos in 11 stappen

1. eerste overleg met technische werkgroep
2. maak een communicatiecampagne op
3. organiseer een eerste inspiratieavond met de inwoners
4. stel een bouwteam samen en hou een creatieve sessie
5. organiseer een tweede overleg met de technische werkgroep
6. organiseer een tweede sessie met het bouwteam
7. organiseer een derde overleg met de technische werkgroep
8. het bouwteam organiseert facultatief een maak-moment
9. opbouw plein
10. activiteiten gedurende 1 maand met start- en slotfeest
11. afbraak plein

TAKEN

• Stel een technische werkgroep samen en organiseer een eerste overleg.  Bepaal in dit overleg de technische haalbaarheid van een tijdelijke herinrichting op het gekozen plein en maak een duidelijk terreinafbakeningsplan.
• De technische werkgroep geeft inzicht in de gemeentelijke toekomstplannen voor het dorpsplein.
• Bepaal tijdens het overleg welke gemeentelijke communicatie wordt ingezet (flyers, affiche locaties, digitale media, …).
• Bepaal welke de relevante stakeholders zijn die minimum op de hoogte moeten zijn van de plannen van de tijdelijke herinrichting.
• Bespreek de uitnodiging voor de inspiratieavond naar alle inwoners van de gemeente (opmaak + uitnodiging verspreiden).
• De technische werkgroep vaardigt 1 of 2 leden af om deel te nemen aan de participatiebijeenkomsten met het bouwteam (inwoners) + fungeert als aanspreekpunt/brugfiguur van de gemeente.

VERLOOP

• Plan een overleg met de communicatiedienst.  Bespreek de verspreiding van de uitnodiging naar de inspiratieavond. Die is gericht aan alle inwoners.
• De communicatiedienst maakt een communicatieplan op (tijdslijn voor flyers, affiche locaties, digitale media, …).
• Best wordt ook een eyecatcher (bv. gesjorde driepikkel) ingezet en geplaatst op het plein.
• Inwoners en omwonenden moeten op de hoogte zijn van de komst van de Bouwdoos en de verschillende fases van het project. (Bv. banner op het plein)

VERLOOP

• Organiseer een eerste inspiratieavond met de inwoners. Stel het project en de partners voor.
• Wijs op het belang van participatie bij de herinrichting van het plein. Wijs ook op gezondheid via ruimtelijk beleid > herinrichting publieke ruimte als voordeel voor de gezondheid van de burger.
• Houd een creatieve brainstorm > a.d.h.v. beeldmateriaal, creatieve werkvormen en een grote foto (formaat A0) van het plein worden eerste ideeën en voorstellen verzameld met post-its op de foto.
• Ideeën kunnen geselecteerd worden via kleurcode van favoriet tot niet interessant/haalbaar.
• Doe een oproep naar kandidaten voor het bouwteam (+/- 10 deelnemers).
• Sluit af met een receptie.

VERLOOP

• Nodig leden uit van de inspiratiesessie om deel uit te maken van het bouwteam. Maak kennis met elkaar a.d.h.v. een kennismakingsronde.
• Overloop samen de ideeën en voorstellen uit de inspiratieavond met de meeste voorkeurstemmen.
• Maak een SWOT-analyse. (= dialoog rond sterktes en zwaktes van het huidige plein (gebruik de ‘Leefplekmeter’)
• Maak de talenten van de bouwteamleden zichtbaar. Overloop de voorstellen/ideeën en ga na of deze uitvoerbaar zijn door het bouwteam. Is er voldoende animo rond om het uit te voeren?
• Bespreek het eerste voorontwerp van het Bouwdoos Plein op basis van de SWOT en de ideeën uit de inspiratieavond.
• De ‘Leefplekmeter’ is een instrument waarmee je gestructureerd met inwoners en/of professionals in gesprek kunt gaan over een leefplek. De ‘Leefplekmeter’ bestaat uit 14 thema’s die betrekking hebben op de relatie tussen omgeving en je goed voelen. Je vindt hem hier.

TAKEN

• De leden van de technische werkgroep die aanwezig waren op de inspiratieavond met de inwoners en op de creatieve sessie van het bouwteam koppelen terug naar de andere leden van de technische werkgroep.
• In deze sessie geven de leden van de werkgroep feedback over de technische haalbaarheid van de voorstellen/ideeën.
• Taak/rolverdeling -> welke taken neemt de gemeente op?
• Opmaak plan van uitvoering, timing door technische dienst met RLVA als werfleider.
• OPM: hierna gaat RLVA aan de slag en maakt perspectief ontwerpschetsen van het plein.

VERLOOP

• Nodig het bouwteam een tweede maal uit. Stel het ontwerp van RLVA voor en verzamel opmerkingen en aandachtspunten.
• Taak/rolverdeling -> wie neemt welke taak op zich?  Bv. wie organiseert een activiteit op het plein, wie staat in voor catering bij bepaalde evenementen op het plein, wie biedt er logistieke ondersteuning,…?
• Maak een kalender op voor activiteiten op het heringerichte plein.
• Werk het openingsfeest en slotfeest uit (of plan een volgend overleg hiervoor in).
• Spreek af wie welke inwoners engageert voor acties en activiteiten op en rond het plein.
• Communicatie -> gespreksronde organiseren bij stakeholders met ontwerp herinrichting en activiteitenkalender. Bv. van deur tot deur bij bewoners rond het plein met flyers waarop activiteitenkalender en ontwerp plein kan bekeken worden.
• Bespreek wat na de tijdelijke herinrichting zal gebeuren.

TAKEN

• De leden van de technische werkgroep die aanwezig waren op de tweede sessie van het bouwteam koppelen terug naar de andere leden van de technische werkgroep. Ze geven de feedback van het bouwteam over het ontwerp.
• Bespreek in dit overleg de technische omkadering voor de activiteiten op het heringerichte plein. En deze voor het openingsfeest en het slotfeest.
• Bespreek ook met de technische werkgroep wat na de tijdelijke herinrichting zal gebeuren. 
• Finaliseer de taak/rolverdeling -> welke taken neemt de gemeente op bij de opbouw van het tijdelijk plein.
• Finaliseer het plan van aanpak voor de uitvoering met RLVA als werfleider.

Mogelijke maak-momenten

• meubilair bouwen uit paletten
• constructies voor groen aanplanting
• decoratie uit recup materiaal
• teasers voor opening plein

VERLOOP

• Installeer een camera om de opbouw te filmen.
• Open de container/Bouwdoos plechtig.
• Bouw gezamenlijk de centrale ontmoetingsplek van het plein op.
• Verspreid affiches/flyer met programma van de activiteiten.

VERLOOP

• Hou een openingsfeest met plechtige inhuldiging van het plein.
• De activiteitenkalender is vanaf dit moment de leidraad voor bezoekers om te zien wanneer, wat doorgaat op het plein. Deze kalender wordt uitgevoerd door het bouwteam met logistieke ondersteuning vanuit de technische werkgroep.
• Organiseer een slotfeest met plechtige afsluiter en bespreek hier ook de toekomstplannen voor het plein (als deze er al zijn).

VERLOOP

• Systematische afbraak plein